Công ty B tổ chức kiểm kê hàng tồn kho vào ngày 20/12, trong khi ngày khoá sổ lập báo cáo tài chính là 31/12. Kiểm toán viên đến chứng kiến kiểm kê đúng ngày 20/12 và cần xử lý khoảng cách 11 ngày giữa hai mốc. Đây là một tình huống kiểm toán phổ biến ở doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Số liệu ở đây là giả định để minh hoạ.
Cơ sở chuẩn mực
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 501 – Bằng chứng kiểm toán đối với các khoản mục và sự kiện đặc biệt yêu cầu kiểm toán viên chứng kiến cuộc kiểm kê hàng tồn kho khi hàng tồn kho là trọng yếu. Khi cuộc kiểm kê không diễn ra đúng ngày lập báo cáo, kiểm toán viên cần thực hiện thủ tục để xác định các thay đổi về hàng tồn kho giữa ngày kiểm kê và ngày báo cáo đã được ghi nhận đúng.
Mục tiêu của thủ tục chứng kiến kiểm kê
- Đánh giá việc đơn vị có hướng dẫn kiểm kê và thực hiện đúng hướng dẫn đó hay không.
- Quan sát kiểm kê, kiểm tra chọn mẫu từ sổ ra thực tế và từ thực tế vào sổ.
- Nhận diện hàng hư hỏng, chậm luân chuyển, lỗi thời.
- Thu thập thông tin để đánh giá tính đúng kỳ của các nghiệp vụ nhập xuất xung quanh ngày kiểm kê.
Các bước xử lý với tình huống kiểm kê trước ngày khoá sổ
- Ghi lại số lượng, tình trạng hàng hoá tại ngày kiểm kê và lấy bản sao kết quả kiểm kê cuối cùng của đơn vị.
- Lấy số liệu nhập xuất tồn từ ngày kiểm kê đến ngày khoá sổ: phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn mua, hoá đơn bán.
- Kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ nhập xuất trong 11 ngày này, đối chiếu với chứng từ gốc và bảo đảm ghi nhận đúng kỳ.
- Đối chiếu số tồn kho tính lùi hoặc tính tiến từ ngày kiểm kê với số dư trên sổ tại ngày khoá sổ.
- Đánh giá các trường hợp bất thường như xuất kho lớn sát ngày khoá sổ, nhập hàng chưa có hoá đơn, hoặc điều chỉnh sổ sau kiểm kê.
Kiểm tra tính đúng kỳ (cut-off)
Trọng tâm là các giao dịch gần ngày khoá sổ: hàng đã nhập kho nhưng chưa ghi sổ, hàng đã xuất bán nhưng chưa lập hoá đơn, hoặc hoá đơn đã lập nhưng hàng chưa giao. Kiểm toán viên chọn mẫu phiếu nhập, phiếu xuất vài ngày trước và sau ngày khoá sổ để xác nhận chúng được ghi nhận vào đúng kỳ.
Đánh giá hàng chậm luân chuyển và dự phòng giảm giá
Trong buổi kiểm kê, kiểm toán viên cần ghi nhận hàng hư hỏng, quá hạn hoặc lâu không xuất. Sau đó đối chiếu với bảng tuổi hàng tồn kho và kiểm tra việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của đơn vị có hợp lý không, dựa trên giá bán thực tế sau ngày khoá sổ và chi phí để bán.
Kết luận
Nếu đơn vị có hệ thống nhập xuất tồn đáng tin cậy và các thủ tục kiểm tra tính đúng kỳ không phát hiện sai sót trọng yếu, kết quả kiểm kê trước ngày khoá sổ vẫn có thể là bằng chứng kiểm toán thích hợp. Ngược lại, nếu có nhiều bất thường, kiểm toán viên cần mở rộng thủ tục, thậm chí yêu cầu kiểm kê lại tại một số kho hoặc nhóm hàng trọng yếu.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung để học tập, không thay thế chuẩn mực và phương pháp kiểm toán của từng đơn vị.
