Đây là một tình huống kiểm toán rất thường gặp: kiểm toán viên gửi thư xác nhận công nợ phải thu cho khách hàng của đơn vị được kiểm toán, và khách hàng trả lời một con số khác với sổ sách. Cách xử lý chênh lệch quyết định bằng chứng kiểm toán có đủ tin cậy hay không, và có cần đề nghị điều chỉnh báo cáo tài chính hay không.
Bối cảnh giả định
Công ty A có số dư phải thu khách hàng cuối năm là 4.200.000.000 đồng. Kiểm toán viên chọn mẫu 10 khách hàng có số dư lớn và gửi thư xác nhận. Có 6 khách hàng trả lời khớp, 2 khách hàng trả lời chênh lệch, 1 khách hàng không trả lời và 1 thư bị trả về do sai địa chỉ. Các số liệu ở đây chỉ là giả định để minh hoạ.
Cơ sở chuẩn mực
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 505 – Thông tin xác nhận từ bên ngoài yêu cầu kiểm toán viên kiểm soát quá trình gửi và nhận thư xác nhận, đánh giá độ tin cậy của thông tin phản hồi và có thủ tục thay thế khi không nhận được phản hồi. Các chênh lệch không được điều chỉnh cần được tổng hợp và đánh giá theo VSA 450.
Các bước xử lý chênh lệch
- Xác định bản chất chênh lệch: do khác thời điểm ghi nhận, do sai sót thật hay do hai bên hiểu khác nhau về khoản nợ.
- Yêu cầu đơn vị cung cấp bảng đối chiếu giữa số trên sổ và số khách hàng xác nhận, kèm chứng từ giải thích.
- Kiểm tra chứng từ gốc của các khoản chênh lệch: hợp đồng, hoá đơn, phiếu giao hàng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán.
- Phân loại: chênh lệch về thời điểm (không phải sai sót), sai sót đã được điều chỉnh, sai sót chưa được điều chỉnh.
- Đối với các sai sót chưa điều chỉnh, ghi vào bảng tổng hợp sai sót và đánh giá ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, so sánh với mức trọng yếu.
Thủ tục thay thế khi khách hàng không trả lời
- Kiểm tra các khoản thanh toán thu được sau ngày khoá sổ, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.
- Kiểm tra hoá đơn bán hàng, hợp đồng, chứng từ vận chuyển và biên bản giao nhận hàng hoá, dịch vụ.
- Kiểm tra tính đúng kỳ của doanh thu liên quan.
- Xem xét thông tin về khả năng thanh toán và lịch sử thanh toán của khách hàng.
Trường hợp thư bị trả về do sai địa chỉ
Kiểm toán viên cần xác minh lại thông tin liên hệ từ nguồn độc lập (hợp đồng, hoá đơn, thông tin đăng ký doanh nghiệp) và gửi lại. Không nên nhờ đơn vị được kiểm toán chuyển thư hoặc cung cấp thông tin liên hệ mà không kiểm chứng, vì như vậy làm giảm tính độc lập của bằng chứng.
Những điều kiểm toán viên cần lưu ý
- Thư xác nhận phải do kiểm toán viên kiểm soát từ khi gửi đến khi nhận, không để đơn vị can thiệp.
- Ghi nhận đầy đủ trên hồ sơ: danh sách mẫu, ngày gửi, ngày nhận, kết quả và cách xử lý từng chênh lệch.
- Khi chênh lệch có dấu hiệu bất thường, tăng cường thủ tục và xem xét khả năng liên quan đến gian lận.
- Đánh giá lại rủi ro và quy mô mẫu nếu tỷ lệ chênh lệch cao hơn dự kiến.
Kết luận
Chênh lệch trên thư xác nhận không đồng nghĩa với sai sót, nhưng cũng không được bỏ qua. Điều quan trọng là có lập luận rõ ràng, bằng chứng đầy đủ cho từng chênh lệch, và kết luận nhất quán với đánh giá rủi ro ban đầu. Đây cũng là tình huống phù hợp để sinh viên và người mới vào nghề luyện cách lập hồ sơ làm việc có logic.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung để học tập, không thay thế chuẩn mực và phương pháp kiểm toán của từng đơn vị.
